香港公司公證文件可在中國使用三種形式：全套、半套和董事決議。具體格式取決于證書的用途和使用地點（因為一些省市規(guī)定了其公證格式），但原則上，所有變更和變更必須以董事會決議的形式處理。

香港公司董事會決議公證使用的一般場合

中國大陸應(yīng)設(shè)立外國代表機(jī)構(gòu)、外商獨(dú)資公司、中外合資企業(yè)，以及相關(guān)變更，如代表機(jī)構(gòu)的延長、代或代代表的任命、外資股的變更。

根據(jù)工商局2006年4月27日發(fā)布的《關(guān)于外商投資公司審批注冊管理法律適用若干問題的實施意見》第五條，“外商投資工商企業(yè)第200681號”，申請審查時向?qū)徟怯洐C(jī)關(guān)提交的外國投資者主體資格證書或身份證明，外商投資公司的批準(zhǔn)和設(shè)立登記，由其所在國的公證機(jī)關(guān)公證，并經(jīng)中國駐該國使（領(lǐng)）館認(rèn)證。香港、澳門、臺灣投資者的主體資格證書或者身份證明，應(yīng)當(dāng)依法提供當(dāng)?shù)毓C機(jī)構(gòu)的公證文件。

2、在法院進(jìn)行相關(guān)訴訟活動

高人民法院《關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定》第十一條規(guī)定，當(dāng)事人提供的證據(jù)在境外形成的，必須辦理相應(yīng)的公證認(rèn)證手續(xù)。

3、申請商標(biāo)、專利

以海外公司名義申請商標(biāo)、專利及相關(guān)轉(zhuǎn)讓和復(fù)議需要公證和認(rèn)證。

香港公司董事會決議公證流程

香港公司的文件不能直接在中國使用。來自香港的文件被送往中國大陸使用。由中國委托的公證人進(jìn)行公證，將公證文件送至中國法律服務(wù)（香港）有限公司，并加蓋公章進(jìn)行傳遞。

辦理香港公司董事會決議公證要準(zhǔn)備的文件

香港公司注冊證書；香港公司章程；香港公司商業(yè)登記證；香港公司新周年申報表；香港公司董事會決議。

準(zhǔn)備資料齊全的情況下，辦理香港公司公證附加董事會決議文件公證時間是10-15個工作日。